Sponsrade besök
Vad roligt att ni är intresserade av att besöka Europaparlamentet! Här finner ni information om vår besöksverksamhet, kontaktuppgifter och möjligheter till sponsring. Här finns också information om allmänna villkor kring besök och bidrag som är bra att känna till innan ni skickar in en ansökan.
Planering av besöket
Vår besöksansvariga i Bryssel bokar in studiebesöket på parlamentets besöksavdelning. Besöket tar 1,5 timme då det ingår en allmän föreläsning av parlamentets svenska besökshandläggare samt ett möte med en ledamot.
Gruppen ansvarar själv för alla övriga bokningar och programpunkter under resan (vi kan bistå med tips och kontaktuppgifter):
- bokning av resa, hotell, restauranger.
- bokning av studiebesök vid andra institutioner och organisationer
- bokning av sightseeing-turer eller besök vid sevärdheter
Ersättningsnivå och utbetalning:
Europaparlamentet betalar inte alla utgifter för gruppen utan betalar ut ett bidrag som beräknas täcka kostnader för resa till och från Bryssel eller Strasbourg samt mat och logi för den dagen besöket i parlamentet äger rum. Räcker inte bidraget till alla kostnader får gruppen själv stå för resten.
Följande belopp betalas ut:
- 60€ per person för logi (maxtak 110 EUR per natt)
- 40€ per person för mat och mindre utgifter på plats
- ett resebidrag beräknat efter avståndet mellan gruppens avreseort och parlamentet (vid olika avreseorter inom samma grupp beräknas avståndet som ett genomsnitt av deltagarnas hemorter).
De olika bidragen kan användas fritt för olika typer av kostnader: en del av resebidraget kan t.ex. användas för att täcka hotellkostnader och omvänt. Däremot är det inte tänkt att det skall bli pengar över. Eventuella överskott måste betalas tillbaka till parlamentet.
OBS! Bidragen betalas ut genom banköverföring samma dag som besöket i parlamentet äger rum, dvs. i efterskott. Gruppen måste alltså själv ligga ute med kostnaderna tills dess att bidraget från parlamentet betalas ut. Hela beloppet för gruppen betalas ut som en klumpsumma till ett bankkonto. Bidraget för mat och mindre utgifter (40€ per person) kan betalas ut kontant om så önskas.
Exempel på resebidrag (€ per person, ungefärliga belopp):
| Från | Till Brussels | Till Strasbourg |
|---|---|---|
Malmö | 170 | 190 |
Jönköping | 220 | 235 |
Kalmar | 220 | 240 |
Göteborg | 210 | 230 |
Norrköping | 250 | 270 |
Örebro | 260 | 280 |
Stockholm | 280 | 300 |
Gävle | 310 | 330 |
Karlstad | 260 | 280 |
Östersund | 350 | 375 |
Sundsvall | 345 | 365 |
Skellefteå | 420 | 435 |
Umeå | 395 | 415 |
Luleå | 440 | 460 |
Kiruna | 500 | 515 |
Som regel är det gruppledaren som tar emot bidragen till sitt personliga bankkonto. Skolor eller opolitiska organisationer kan få bidragen insatta till ett annat konto men då måste gruppens namn vara identiskt med kontoinnehavarens namn (skola, kommun, förening, mm). Inga bidrag kan betalas ut till politiska organisationers bankkonton.
Endast de personer som är närvarande under besöket har rätt till ersättning. Om någon deltagare i sista stund inte följer med på resan och inte kan ersättas med en annan deltagare utgår inget bidrag för den personen.
Gruppen måste bestå av minst 10 personer vid besökstillfället. Om enbart 9 personer är närvarande utgår ingen ersättning till gruppen över huvud taget.
Om en deltagare blir sjuk och stannar i Sverige utgår i regel ingen ersättning för den personen.
Om en deltagare blir sjuk i Bryssel och inte närvarar vid besöket utgår ersättning mot uppvisande av läkarintyg.
Redovisning
Inom 30 dagar efter besöket skall alla kostnader som gruppen haft för resan samt under vistelsen i Bryssel eller Strasbourg redovisas på en särskild elektronisk blankett. Där beräknas om de bidrag som parlamentet betalat ut eventuellt överstiger de faktiska kostnader som gruppen har haft. Om så är fallet så är gruppledaren skyldig att betala tillbaka överskottet till parlamentet. Det utgår ingen ersättning för eventuella underskott.
Alla kvitton och betalningsunderlag skall bevaras i tre år hos gruppledaren då parlamentet kan komma att begära in dem vid en eventuell kontroll.
Deltagare
Enbart invånare i EU-länder är ersättningsberättigade. För svenska grupper gäller alltså att samtliga deltagare antingen är svenska medborgare, medborgare i ett annat EU-land eller har permanent uppehållstillstånd i Sverige. Vissa undantag kan göras för invånare eller medborgare i EU:s grannländer.
För barn under 14 år utgår ingen ersättning. Barn har dock rätt att följa med sina föräldrar på besöket men det bör anmälas i förväg.
Gruppledarens ansvar
Gruppen måste utse en gruppledare som ansvarar för kontakten mellan gruppen och parlamentet och som sköter administrationen.
Följande uppgifter ingår i ansvaret:
- lämna in uppgifter om deltagare och bankkonto till parlamentets besöksavdelning samt hålla uppgifterna uppdaterade fram till besökstillfället
- skriva ut och fylla i de blanketter som skall tas med på besöksdagen
- ta emot bidraget på sitt personliga bankkonto, alternativt kvittera ut det för skolans eller organisationens räkning
- redovisa gruppens alla kostnader inom 30 dagar efter besöket
- bevara alla betalningsunderlag i tre år efter besöket
VIKTIGT att tänka på vid val av gruppledare! Det är gruppledaren som bär hela det ekonomiska och juridiska ansvaret för gruppen under tre år från besökstillfället. Om parlamentet bestämmer sig för att utföra en kontroll av kostnaderna inom tre år efter besöket så kontaktar de gruppledaren som måste kunna skicka in alla betalningsunderlag. Skulle det visa sig att redovisningen inte stämmer och gruppen fått för mycket pengar så är det gruppledaren personligen som blir återbetalningsskyldig. Gruppledaren kan inte i efterhand lägga över detta ansvar på någon annan (t.ex. en kollega vid byte av tjänst).
För att få utbetalt bidraget krävs även att gruppen besöker antingen European House of History eller Parlamentarium, som båda ligger i nära anslutning till Parlamentet.
Hur ansöker vi om resebidrag?
Det första vi behöver är en intresseanmälan. Det gör du genom att fylla i formuläret nedan. Därefter kommer vår besöksansvariga att kontakta er.
Fortfarande frågor? Kontakta Josefine.
